虚拟电话系统：其工作原理及 6 大优势
Posted: Mon Dec 02, 2024 10:02 am
如果您发现自己需要待在一个地方或一直盯着手机以避免错过电话，那么您的商务电话系统需要升级。固定电话和移动电话不再适用。虚拟电话系统是唯一与当今世界同步发展的解决方案，如今大多数美国工人至少部分远程工作并使用至少两台设备。
当您切换到虚拟电话系统（也称为云电话系统）时，您的电话可以随处使用。您可以简化与客户和团队成员的联系方式，同时享受众多好处。
那么虚拟电话系统是什么？它是如何工作的？我们将指导您了解有关云电话的知识，然后帮助您为您的企业选择虚拟电话系统提供商。
什么是虚拟电话系统？
虚拟电话系统是一种商业电话服务，允许您使用互联网连接拨打和接听电话和短信。
什么是虚拟电话号码以及如何轻松获取虚拟电话号码？
当您使用这个基于云的系统时，您将获得一个与帐户绑定的虚拟电话号码- 而不是设备或位置 - 这意味着访问您的企业号码就像通过互联网连接登录桌面、网络或移动应用程序一样简单。
您不需要任何专用硬件即可使用虚拟电话系统。事实上，您根本不需要任何新硬件。即使您的公司采用自带设备 (BYOD) 政策，您的员工也可以通过下载应用程序从世界任何地方访问您公司的电话系统。
选择虚拟电话系统还可以让您访问传统电话无法提供的功能。例如，您可以 如何建立电话号码列表 为您的企业电话号码选择一个居住地以外的区号或免费电话号码，与队友共享电话号码访问权限，将您的电话系统与您的 CRM 集成，并访问实时分析以深入了解您的通话。这只是最佳虚拟号码服务可以为您做的开始。
虚拟电话系统的工作原理
虚拟电话系统使用一种称为互联网协议语音 (VoIP) 的技术将您连接到呼叫者或呼叫接收者。
VoIP 的工作原理：该图显示了 VoIP 呼叫到达目的地所经过的步骤
当你们中的任何一个人对着电话讲话时，VoIP 会将你们的信息转换成数字语音数据。然后这些数据被分解成小块（称为“数据包”），这些小块足够小，可以通过网络传输。一旦一组数据包到达接收者，这些数据包就会重新拼凑成原始语音数据。这些数据就是你从扬声器或耳机中听到的声音。
只要您有良好的互联网连接，您就可以获得清晰的通话质量。此外，幕后流程可以非常快。
数字语音数据可以在不到一秒的时间内传送给正确的人员，让您可以实时与客户和团队成员聊天，就像在传统电话上一样。
虚拟电话系统还允许您通过互联网发送SMS 和 MMS消息，以获得更流畅、更即时的短信体验。
虚拟电话系统的 6 大好处
虚拟电话系统的概念本身就相当具有革命性。它不需要铜线、桌面电话或手机套餐，它允许您通过互联网进行商务通信。它提供了许多好处，可以帮助您从商务电话中获得更多收益。以下是虚拟电话系统的六大好处。
1. 几分钟内即可开始
虚拟电话系统设置起来很简单。要开始拨打商务电话，您只需执行以下操作：
注册VoIP 电话服务
选择电话号码
下载 VoIP 提供商的应用程序
整个流程非常直观，与其他在线平台上的常见注册流程类似。几乎任何人都可以在几分钟内完成。
由于在虚拟电话系统上拨打电话或发送短信与在智能手机上进行的操作非常相似，因此在开始使用 VoIP 电话之前不会有太大的学习曲线。注册后，您可以直接与客户联系。
传统电话系统要复杂得多。固定电话使用复杂的布线，需要专业安装和 IT 专业知识来更新您的商务电话设置。手机需要您通过运营商，并且通常要等待您的移动设备到达。无论哪种方式，100% 虚拟VoIP 系统都是避免任何业务中断和轻松自定义电话设置的最佳方式。
2. 随时随地工作
虚拟电话系统可以为您的团队提供更多灵活性。无论您是在办公桌前还是在旅途中，您都可以拨打和接听电话，或者您也可以完全离开办公室。
借助云电话系统，您可以组建完全远程的团队，因为您只需要互联网连接即可让每个人都了解最新情况。您的团队成员可以随时使用对他们来说最方便的任何设备。
3. 通过自动化和集成节省时间
当您使用虚拟电话系统时，您可能会感觉自己生活在未来。它实际上可以为您完成工作。例如，OpenPhone 等 VoIP 提供商允许您：
创建自动文本消息以实现免提发送。
设置自动语音应答(IVR) 为呼叫者提供即时呼叫路由。
在您的短信收件箱中接收自动语音邮件转录。
为特定电话号码启用自动通话录音。
即使流程没有完全自动化，虚拟电话系统也可以帮助您加快业务流程。借助许多 VoIP 提供商，您可以设置与电子邮件、Slack、Zapier和HubSpot CRM等关键业务工具的集成。OpenPhone 还允许您设置称为片段的业务短信模板，这样您就不必一遍又一遍地输入相同的消息 - 只需在需要使用它时提取片段即可。
4. 改善团队协作
传统电话系统允许您通过呼叫转移和呼叫转接等简单功能与团队联系 — 但仅此而已。除此之外，电话通信最终成为一项个人任务。
虚拟电话系统可以让您的团队沉浸在完全协作的环境中。您可以通过电话或短信轻松联系团队成员，也可以共享联系人以及重要说明以了解背景。使用 OpenPhone，您还可以：
共享电话号码，以便任何有空的人都可以接听来电或继续短信对话
在任何对话中提及您的队友，以启动内部话题并进行沟通协作
只需单击两次即可与特定队友共享联系人或共享收件箱
当您切换到虚拟电话系统（也称为云电话系统）时，您的电话可以随处使用。您可以简化与客户和团队成员的联系方式，同时享受众多好处。
那么虚拟电话系统是什么？它是如何工作的？我们将指导您了解有关云电话的知识，然后帮助您为您的企业选择虚拟电话系统提供商。
什么是虚拟电话系统？
虚拟电话系统是一种商业电话服务，允许您使用互联网连接拨打和接听电话和短信。
什么是虚拟电话号码以及如何轻松获取虚拟电话号码？
当您使用这个基于云的系统时，您将获得一个与帐户绑定的虚拟电话号码- 而不是设备或位置 - 这意味着访问您的企业号码就像通过互联网连接登录桌面、网络或移动应用程序一样简单。
您不需要任何专用硬件即可使用虚拟电话系统。事实上，您根本不需要任何新硬件。即使您的公司采用自带设备 (BYOD) 政策，您的员工也可以通过下载应用程序从世界任何地方访问您公司的电话系统。
选择虚拟电话系统还可以让您访问传统电话无法提供的功能。例如，您可以 如何建立电话号码列表 为您的企业电话号码选择一个居住地以外的区号或免费电话号码，与队友共享电话号码访问权限，将您的电话系统与您的 CRM 集成，并访问实时分析以深入了解您的通话。这只是最佳虚拟号码服务可以为您做的开始。
虚拟电话系统的工作原理
虚拟电话系统使用一种称为互联网协议语音 (VoIP) 的技术将您连接到呼叫者或呼叫接收者。
VoIP 的工作原理：该图显示了 VoIP 呼叫到达目的地所经过的步骤
当你们中的任何一个人对着电话讲话时，VoIP 会将你们的信息转换成数字语音数据。然后这些数据被分解成小块（称为“数据包”），这些小块足够小，可以通过网络传输。一旦一组数据包到达接收者，这些数据包就会重新拼凑成原始语音数据。这些数据就是你从扬声器或耳机中听到的声音。
只要您有良好的互联网连接，您就可以获得清晰的通话质量。此外，幕后流程可以非常快。
数字语音数据可以在不到一秒的时间内传送给正确的人员，让您可以实时与客户和团队成员聊天，就像在传统电话上一样。虚拟电话系统还允许您通过互联网发送SMS 和 MMS消息，以获得更流畅、更即时的短信体验。
虚拟电话系统的 6 大好处
虚拟电话系统的概念本身就相当具有革命性。它不需要铜线、桌面电话或手机套餐，它允许您通过互联网进行商务通信。它提供了许多好处，可以帮助您从商务电话中获得更多收益。以下是虚拟电话系统的六大好处。
1. 几分钟内即可开始
虚拟电话系统设置起来很简单。要开始拨打商务电话，您只需执行以下操作：
注册VoIP 电话服务
选择电话号码
下载 VoIP 提供商的应用程序
整个流程非常直观，与其他在线平台上的常见注册流程类似。几乎任何人都可以在几分钟内完成。
由于在虚拟电话系统上拨打电话或发送短信与在智能手机上进行的操作非常相似，因此在开始使用 VoIP 电话之前不会有太大的学习曲线。注册后，您可以直接与客户联系。
传统电话系统要复杂得多。固定电话使用复杂的布线，需要专业安装和 IT 专业知识来更新您的商务电话设置。手机需要您通过运营商，并且通常要等待您的移动设备到达。无论哪种方式，100% 虚拟VoIP 系统都是避免任何业务中断和轻松自定义电话设置的最佳方式。
2. 随时随地工作
虚拟电话系统可以为您的团队提供更多灵活性。无论您是在办公桌前还是在旅途中，您都可以拨打和接听电话，或者您也可以完全离开办公室。
借助云电话系统，您可以组建完全远程的团队，因为您只需要互联网连接即可让每个人都了解最新情况。您的团队成员可以随时使用对他们来说最方便的任何设备。
3. 通过自动化和集成节省时间
当您使用虚拟电话系统时，您可能会感觉自己生活在未来。它实际上可以为您完成工作。例如，OpenPhone 等 VoIP 提供商允许您：
创建自动文本消息以实现免提发送。
设置自动语音应答(IVR) 为呼叫者提供即时呼叫路由。
在您的短信收件箱中接收自动语音邮件转录。
为特定电话号码启用自动通话录音。
即使流程没有完全自动化，虚拟电话系统也可以帮助您加快业务流程。借助许多 VoIP 提供商，您可以设置与电子邮件、Slack、Zapier和HubSpot CRM等关键业务工具的集成。OpenPhone 还允许您设置称为片段的业务短信模板，这样您就不必一遍又一遍地输入相同的消息 - 只需在需要使用它时提取片段即可。
4. 改善团队协作
传统电话系统允许您通过呼叫转移和呼叫转接等简单功能与团队联系 — 但仅此而已。除此之外，电话通信最终成为一项个人任务。
虚拟电话系统可以让您的团队沉浸在完全协作的环境中。您可以通过电话或短信轻松联系团队成员，也可以共享联系人以及重要说明以了解背景。使用 OpenPhone，您还可以：
共享电话号码，以便任何有空的人都可以接听来电或继续短信对话
在任何对话中提及您的队友，以启动内部话题并进行沟通协作
只需单击两次即可与特定队友共享联系人或共享收件箱