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對於許多企業來說，Microsoft Outlook 在溝通中發揮關鍵作用。您收到的電子郵件越多，Outlook 的速度就越慢，資料損壞的風險也會增加。幸運的是，我們可以透過多種方法來降低資料損壞的風險並保持 Outlook 快速運作。

為什麼 Outlook 速度會變慢
Outlook 將您的所有電子郵件、聯絡人和行事曆儲存在 PST 檔案中。每次您從電子郵件帳戶收到新電子郵件或新增聯絡人時，Outlook 都會將其新增至您的 PST 檔案。該文件變得越大。與任何其他文件一樣，文件越大，加載所需的時間就越長，並且在打開和關閉文件時損壞文件的可能性就越大。 PST 檔案的成長速度在很大程度上取決於您每週新增的電 給醫生的電子郵件營銷 子郵件和聯絡人數量。 PST 檔案的最大大小為 20GB，但一旦開始達到 1 或 2GB 左右，您可能會開始遇到問題。

您可以透過進入 Outlook 的帳戶設定並點擊資料檔案標籤來找到您的 PST 檔案。從這裡您可以看到目前正在使用的資料文件，並且可以選擇開啟它們所在的資料夾。


你能做些什麼呢
了解如何管理 Outlook 信箱可以顯著提升 Outlook 的效能。以下是一些讓一切都易於管理的方法：

刪除不再有用的電子郵件，例如外出自動回覆和舊的行銷電子郵件。
定期清空已刪除的項目。
定期清空您發送的物品
歸檔電子郵件
對於那些您需要保留但在不久的將來不太可能需要的電子郵件，Outlook 可以提供存檔功能。歸檔電子郵件會將它們移至另一個 PST 文件，只有當您特別需要其中的內容時才會存取該文件。



您可以將 Outlook 設定為自動存檔超過一定期限的內容，也可以手動將電子郵件和資料夾拖曳到存檔信箱中。如果它們再次變得相關，您可以隨時手動將它們移回您的主郵箱。

如果您使用的是 Microsoft Exchange 或 IMAP 電子郵件，請務必注意，歸檔電子郵件會將它們從您的電子郵件系統中刪除，並且唯一的副本將位於您的 PC 上。您將無法透過任何網路郵件登入存取您的存檔，並且您需要確保它們與其他重要文件一起備份。